Interbestuurlijk toezicht | Jaarstukken 2019

Algemeen
In de afgelopen jaren zijn er een aantal fundamentele wijzigingen doorgevoerd, waar het gaat om het toezicht tussen verschillende bestuurslagen. Dit is vastgelegd in de Wet Revitalisering Generiek Toezicht

In overleg met de Drentse gemeenten is door de provincie Drenthe een beoordelingskader vastgesteld. Aan de hand van dit toetsingskader geeft de provincie inhoud aan de toezichthoudende rol op de domeinen Financiën, monumentenzorg, ruimtelijke ordening, WABO en archief
In Drents verband is afgesproken dat de zelfbeoordeling door gemeenten een plek krijgt in de P&C cyclus en wordt opgenomen bij de jaarrekening.

Medebewindstaken
De volgende taken die door de gemeente in medebewind worden uitgevoerd worden verantwoord

Domein	Belang toezicht
Ruimtelijke Ordening	Actuele bestemmingsplannen en aanwezigheid Structuurvisie(s) bij gemeenten conform de wettelijk eisen in WRO (Wet Ruimtelijke Ordening)
Omgevingsrecht	Bescherming van mens en natuur tegen schade en gevaar. Uitvoering van de vergunningverlening, nalevingstoezicht en handhaving (milieu, bouwen en wonen)
Monumenten	(Planologische) bescherming cultuurhistorische en archeologische waarden via actuele gemeentelijke ruimtelijke plannen. Deskundige advisering vergunningsverlening
Huisvesting statushouders	Tijdige huisvesting van het aantal statushouders overeenkomstig de halfjaarlijkse taakstelling van het Rijk.
Archiefzorg	Controle van de kwaliteit van de informatiehuishouding van overheden, zoals die nodig is voor adequate verantwoording, bewijsvoering en historisch onderzoek.

Uitkomsten zelfevaluatie
Hieronder wordt per domein de zelfbeoordeling aangegeven op basis van de criteria die door de provincie zijn vastgesteld.

Ruimtelijke Ordening	Status Rood/Oranje Groen	Toelichting
Gemeente beschikt voor het gehele grondgebied over actuele, bestuurlijk vastgestelde structuurvisie(s) conform de wettelijke vereisten		De Structuurvisie beslaat het hele grondgebied van gemeente Borger-Odoorn en is op 9 december 2010 vastgesteld, in werking getreden op vrijdag 21 januari 2011.
Gemeente beschikt voor het gehele grondgebied over actuele, bestuurlijk vastgestelde bestemmingsplannen conform de wettelijke vereisten		In 2018 is voor het gehele buitengebied van gemeente Borger-Odoorn een bestemmingsplan vastgesteld. Dit geldt ook voor de linten Valthermond, 1^e Exloërmond en Nieuw-Buinen (2017). In 2020 zal het dorpenplan en een bestemmingsplan voor Borger in procedure worden gebracht.
Is er reden voor extra aandacht?		Nee.

Omgevingsrecht	Status Rood/Oranje Groen	Toelichting
Gemeente heeft een actueel beleid op het gebied van vergunningverlening, toezicht en handhaving (VTH), inclusief veiligheid, bouwplantoetsing, bodembeleid en een probleem- en risicoanalyse		Ja. In 2019 is vergunningverlening toegevoegd aan het al bestaande toezichts- en handhavingsbeleid. Dit beleid is vastgesteld tot 1-1-21. In 2020 wordt het VTH-beleid geëvalueerd en herijkt..
Gemeente heeft een consistent en duidelijk, bestuurlijk vastgesteld Jaarprogramma op het gebied van VTH, met voldoende operationele doelen		Ja de gemeente Borger-Odoorn heeft een VTH- uitvoeringsprogramma.
Gemeente heeft een bestuurlijk vastgesteld Jaarverslag op het gebied van VTH		Ieder jaar wordt er een jaarverslag opgesteld. Deze wordt vastgesteld door het college. En ter kennisname aan de gemeenteraad toegestuurd.
Uit het Jaarverslag blijkt dat doelen en normen op het gebied van VTH zijn behaald volgens de wettelijke vereisten		Ja er zijn concreet onderdelen benoemd die na afloop van het jaar worden beoordeeld.
Gemeente heeft een bestuurlijk vastgestelde kwaliteitsverordening op het gebied van VTH		Ja, deze is in 2016 vastgesteld door de Raad
Totaalbeeld Is er reden voor extra aandacht?		Nee

Monumenten	Status Rood/Oranje Groen	Toelichting
Gemeente heeft bij de vaststelling van nieuwe bestemmingsplannen, of bij vrijstelling op bestaande plannen, aangegeven op welke wijze wordt omgegaan met in geding zijnde cultuurhistorische en archeologische waarden; deze bestemmingsplannen zijn bestuurlijk vastgesteld		De gemeente is al bezig met een beleidsnota Cultuur Historie Borger-Odoorn. Deze gaat 1 op 1 worden opgenomen in de nieuwe Omgevingsvisie op basis van de Omgevingswet. Tot die beleidsimplantatie wordt separaat Cultuur Historie meegenomen in actualiseringsbestemmingsplannen of mini-bestemmingsplannen
Gemeente heeft een commissie ingesteld die adviseert over omgevingsvergunningen voor het aanpassen van een beschermd monument en vraagt deskundig advies bij vergunningverlening waarbij cultuurhistorische en/of archeologische waarden aan de orde zijn		Deskundigheid wordt vanaf 2014 structureel betrokken van Stichting Libau. Zowel voor archeologie als voor cultuurhistorie.
Binnen de gemeente vindt adequaat toezicht en handhaving plaats op het gebied van monumenten en archeologie; dit is tevens vastgelegd in documenten		Toezicht door gemeentelijke toezichthouders en Borger-Odoorn heeft parttime een “eigen” archeoloog in dienst.
Totaalbeeld Is er reden voor extra aandacht?		Druk om te komen tot beleidsnota Cultuur-Historie.

Huisvesting statushouders	Status Rood/Oranje Groen	Toelichting
Gemeente voldoet aan de halfjaarlijkse taakstelling (eerste helft van het jaar) op gebied van huisvesting van statushouders en heeft geen achterstanden of loopt hierop in.		Ja, de taakstelling van de eerste helft van 2019 is gehaald.
Gemeente voldoet aan de halfjaarlijkse taakstelling (tweede helft van het jaar) op het gebied van huisvesting van statushouders en heeft geen achterstand of loopt hierop in		Ja, de taakstelling van de tweede helft van 2019 is gehaald.
Totaalbeeld Is er reden voor extra aandacht?		Onze gemeente heeft voldaan aan de taakstelling. Maar de achterstand die we in het begin van het jaar hadden is niet ingelopen. De reden hiervoor is en blijft vooral het feit dat de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) momenteel te weinig vluchtelingen een verblijfsvergunning verleent. En daardoor koppelt het COA onvoldoende statushouders aan de gemeente.

Archiefzorg	Status Rood/Oranje Groen	Toelichting
Het beheer van zowel analoge als digitale overheidsinformatie voldoet aan toetsbare eisen van een toe te passen kwaliteitssysteem		Het in 2015 ontwikkelde kwaliteitszorgsysteem is niet vastgesteld. In de praktijk wordt wel gewerkt volgens dit systeem. In het project Archief2020 zal het kwaliteitszorgsysteem bijgewerkt worden waar nodig en volgens KIDO worden ingericht. Daarna zal het ook vastgesteld worden.
Zowel analoge als digitale overheidsinformatie wordt in goede en geordende en toegankelijke staat gebracht.		De fysieke archiefbescheiden zijn in 2017 geïnventariseerd. De inventaris is openbaar toegankelijk via drentsarchiefnet.nl. De archiefbewerkingsplannen op basis van de inventarisatie vinden plaats. Voor de digitale archiefbescheiden wordt gebruik gemaakt van een integrale zoekmachine. De digitale archiefbescheiden zijn niet allemaal goed in beeld. Dat komt door het gebruik van netwerkschijven en e-mail die niet geregistreerd wordt. Ook zijn een aantal applicaties niet in beeld bij DIV, terwijl er wel informatie in wordt opgeslagen (die bewaard of juist vernietigd moet worden). Bescheiden die in het oude DMS Corsa en het huidige zaaksysteem staan, zijn doorzoekbaar via een integrale zoekmachine.
Zowel analoge als digitale overheidsinformatie wordt tijdig vernietigd dan wel overgebracht, openbaar gemaakt en beschikbaar gesteld		Vernietiging, openbaar maken en beschikbaar stellen vinden over het algemeen tijdig plaats. In het zaaksysteem is een achterstand met vernietigen die in 2020 wordt weggewerkt. Er heeft in 2019 geen formele overbrenging plaatsgevonden. In de praktijk blijven de archiefbescheiden op dezelfde plek in de archiefbewaarplaats.
Zowel analoge als digitale overheidsinformatie wordt duurzaam beheerd en is geplaatst in daarvoor geëigende beheer omgevingen		Zowel fysieke als digitale bewaarplaatsen voldoen aan wet- en regelgeving. Deze worden hier ook op gecontroleerd. Vanuit het verbeterplan is er wel aandacht voor toekomstige aansluiting op een e-depot voor digitale archiefbescheiden.
Er is een passend verbeterplan voor het archiefbeheer; dit is alleen aan de orde als er niet (volledig) wordt voldaan aan alle bovengenoemde punten		Er is een plan van aanpak om het informatie- en archiefbeheer op orde te krijgen. Hier in zijn in 2019 al stappen gezet, en dit krijgt een vervolg in 2020.
Totaalbeeld Is er reden voor extra aandacht?		Het is goed in beeld welke verbeteringen nog moeten worden aangebracht zodat de gemeente het archief helemaal op orde heeft. Binnen team DIV is er grote focus op om de verbeteringen uit te voeren en in de organisatie is bewustwording gecreëerd.